La mejora continua ha sido una de las filosofías aplicadas en las grandes empresas, pues su objetivo es simple: encontrar áreas de oportunidad para que la empresa mejore su sistema productivo de tal manera que se tenga un impacto positivo en la optimización de recursos y la calidad de los productos o servicios, y por lo tanto en su competitividad.
Si bien, dentro de la mejora continua es posible detallar una gran variedad de herramientas de apoyo para analizar los casos que pudieran ser sometidos a mejora, hoy me centraré en aquella que se relaciona con el Pensamiento Lean o Lean Thinking. Tal vez al hablar de lean, lo primero que recordamos es el término relacionado a lean manufacturing, el cual se considera como un modelo de gestión cuyo objetivo principal es minimizar las pérdidas que se tienen en los sistemas productivos, con mayor enfoque a la industria de la transformación, y que busca también maximizar la creación de valor para los clientes finales. Esto a través de la optimización del uso de recursos, en términos de utilizar estrictamente los recursos humanos, materiales y económicos necesarios para el sistema productivo.
Partiendo de esa idea, es importante primero conceptualizar el término Lean el cual su principal enfoque es crear valor a través de la disminución de desperdicios, cuya base consiste en que a través de la medición y obtención de datos se llevan a cabo análisis que permitan eliminar y corregir actividades dentro del proceso productivo que no agregan valor en el producto o servicio, o en su caso en el cliente final. Pero, ¿cómo se traduce esto en el Lean Thinking?
Aterrizando el concepto a las micro, pequeñas y medianas empresas, partamos del supuesto de que todas ellas cuentan con un sistema de producción definido para crear los productos que ofertan al mercado o los servicios que ofrecen, y es claro que todas ellas buscan ampliar su mercado, pero la pregunta base es ¿cuánta capacidad tienen para en su caso dar respuesta a la demanda creciente de clientes?, muchas de ellas son capaces de aumentar su capacidad de producción, sin embargo, otras se ven rebasadas en ese sentido por lo que se puede correr el riesgo de perder clientes. Es decir, por ejemplo, en el caso de una llantera ¿tiene estimado el tiempo que tarda en liberar la revisión de un vehículo?, un restaurante ¿pudiera atender a sus clientes de la manera más rápida posible para que su tiempo de espera sea breve en lo que recibe sus productos?, en una oficina ¿cuántas reuniones pudieran clasificarse como productivas, y cuántas como inútiles que solo hacen perder el tiempo que puede emplearse en la generación del producto o servicio?
Lo anterior redunda en tiempos que pueden ser analizados para mejorar el resultado hacia el cliente, y a su vez tener un parámetro de revisión para el análisis y la optimización del proceso que pudiera ayudar a que sean “menos tardados” y por consiguiente se pudiera aumentar la capacidad de producción en el caso de bienes o de atención en el caso de servicios, pues como ejemplo, la mejora más básica que permite disminuir tiempos, consiste en tener ordenado el lugar de trabajo aplicando el dicho “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”, pues esto permitiría disminuir por parte del trabajador el tiempo que emplea buscando la herramienta, equipo, materiales o utensilios necesarios para poder llevar a cabo su actividad.
La forma en la que el pensamiento lean crea valor, consiste en identificar la base de lo que no lo genera y que en muchas ocasiones redunda en lo que puede conocerse como los desperdicios que se dan dentro de los sistemas productivos, los cuales pueden estar relacionados a los procesos, le entorno de trabajo, los recursos humanos, o incluso la información que se utiliza, por ejemplo:
- En el caso de los procesos, es importante identificar toda aquella actividad o elemento que no agrega valor al producto o servicio final o directamente en el cliente, por ejemplo, situémonos en un tramite gubernamental en la dependencia X en donde para realizarlo se tienen como requisitos: el acta de nacimiento, Clave Única de Registro de Población (CURP) e identificación oficial (INE), cada uno en original y copia. Para este, caso un elemento que en la actualidad no genera valor es que se solicite la CURP adicional a la INE, pues esta última ya contiene dentro de la información que tiene impresa, la CURP del ciudadano. Por lo tanto, analizando este caso bajo un pensamiento Lean, el trámite pudiera realizarse únicamente presentando acta de nacimiento e identificación oficial (INE), disminuyendo un requisito.
- Ahora analicemos un ejemplo de desperdicios relacionados a entornos de trabajo, que se dan principalmente por malas distribuciones en las instalaciones o incluso un desorden dentro del área de trabajo, pues es simple, una distribución incorrecta hará que dentro del sistema productivo se tengan que recorrer distancias considerables de una actividad a otra, o en el caso de un servicio que el cliente deba desplazarse de manera considerable dentro de las instalaciones. En el caso del desorden en el área de trabajo, imagina cuanto tiempo puede optimizarse si el trabajador identifica en todo momento donde encontrar su material, equipo o utensilios y además contar con la certeza de que siempre estarán en dicho lugar, pues uno de los desperdicios dentro de la filosofía Lean es el relacionado a “esperas y búsquedas”.
- El desperdicio más importante que se relaciona con los recursos humanos es aquel que se puede denominar como “talento sin acción” el cual pudiera impactar de manera directa en la falta de formación, desaprovechamiento del talento, falta de motivación, responsabilidades difusas (poco claras), etc.
- Y por ultimo, los desperdicios relacionados a la información, los cuales están enfocados a analizar la forma en la que se genera y analiza la información, es decir, cuanto tiempo se asigna al procesamiento de datos que podrían haber sido generados de forma automática por alguna herramienta digital y en un formato adecuado, o en su caso cuanto tiempo se dedica en revisar datos que no generan información útil para la toma de decisiones, etc.
Si bien los anteriores pueden considerarse como ejemplos simples dentro del pensamiento lean, lo que se busca es fomentarlo en el entorno cotidiano, es decir, que al leer esta pequeña contribución, seamos capaces de evaluar el entorno laboral e incluso personal y analizar cuantas de las actividades que realizamos generan valor para nuestro objetivo final y cuales habrá que dejar de realizar, lo que puede conllevar a romper paradigmas y sobrepasar la barrera del “así lo he o hemos hecho siempre”.
¿Pudieras entonces comenzar a usar el pensamiento lean en tu emprendimiento o empresa o incluso en tu vida cotidiana?
Irvin Edgardo Loza Covarrubias
Es Ingeniero Industrial Estadístico y Maestro en Administración con especialidad en Gestión de Organizaciones por la Benemérita Universidad Autónoma de Aguascalientes (BUAA). Ha colaborado en diversas ponencias referentes a Comportamiento, Cultura Organizacional y Productividad de las PYMES y ha impartido talleres con enfoque al Desarrollo de líderes. Cuenta con diplomados en Alta Dirección y Gestión Pública para el Desarrollo Local por el Centro de Investigación y Docencia Económicas A.C. (CIDE), en Manifestación de Impacto Regulatorio y otro en Regulación por el Instituto Estatal de Gestión Empresarial y Mejora Regulatoria (IEGEMER). En el ámbito profesional se ha desempeñado en la industria privada y en el ámbito público, fue Jefe de Departamento de Diseño Muestral de Encuestas Continuas en el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) y Encargado de Ingeniería Estratégica en el Instituto de Gestión Empresarial y Mejora Regulatoria en el Estado de Aguascalientes (IEGEMER). Actualmente se desempeña como docente y ha impartido cátedra en la Benemérita Universidad Autónoma de Aguascalientes (BUAA) y el Instituto Tecnológico de Aguascalientes (ITA), en asignaturas referentes a producción, calidad y estadística, además coordinó la Academia de Producción y Calidad. Ha sido Tutor Académico de la carrera de Licenciado en Administración de la Producción y Servicios (LAPS).
Excelente artículo! Buenos ejemplos y fácil comprensión! A aplicar!
Si, lo has planteado como algo más asequible y no solo al alcance de las grandes organizaciones
Excelente aporte, explicando de una forma muy clara.